Comment effectivement exécuter votre liste de choses à faire : ou pourquoi l’écrire sur papier n’assure pas que cela sera fait.

Les conseils d’un blogueur Français

Etes-vous devenus bon pour organiser vos tâches dans une liste to-do, mais en ayant du mal à les exécuter? Vous n’êtes pas le seul.

Accomplir tout ce qui se trouve sur votre liste de choses à faire est difficile parce qu’il s’agit d’une collection d’habitudes auxquelles la plupart des gens ne pensent pas. Aujourd’hui, nous chercherons à trouver des solutions à ces problèmes qui vous empêchent de faire les choses, et les habitudes nécessaires pour surmonter ces problèmes.

Ce billet m’a été inspiré lorsque le lecteur BJ Thunderstone a récemment posé une excellente question:

Beaucoup de systèmes de productivité comme GTD de David Allen ou Do It Tomorrow de Mark Forster demandent d’écrire des listes de choses à faire. Cette compétence est facile à apprendre. Mais supposons que le problème n’est pas seulement de dresser des listes, mais d’exécuter votre plan? Que se passe t-il si vous écrivez “accomplir X, Y et Z ” et vous ne pouvez alors pas faire vous-même ces choses?

Je pense que beaucoup de gens ont un problème non pas avec la création des listes de choses à faire mais avec l’exécution ce qui est écrit sur ces listes.

B.J. a énuméré certaines des raisons pour lesquelles lui et d’autres ont un problème à faire avancer les choses. Décortiquons les unes à unes.

“Je ressent une certaine résistance quand je commence à travailler sur quelque chose.”

Tout d’abord, il est bien d’analyser votre résistance, ce que nous ne faisons pas souvent. Pourquoi ne souhaitez vous pas démarrer avec quelque chose? Identifier le problème peut aider à mener à la solution.

Cela étant dit, il y a quelques suggestions qui pourraient aider:

* Petit Morceau . Dites-vous que vous n’avez qu’à passer 5 minutes de travail sur cela. Cette petite quantité de travail est moins intimidante.

* Commencer seulement. Une fois que vous commencez, il est beaucoup plus facile de continuer. Alors dites-vous que tout ce que vous avez à faire est de démarrer. J’aime comparer ceci à ma philosophie du jogging: au lieu de s’inquiéter à faire tout le parcours, je me dis que je dois lacer mes chaussures et juste sortir par la porte. Après cela, c’est très facile. Faites la même chose avec toute tâche – lancez simplement votre programme, et faites les quelques premières actions (par exemple commencer à taper). Ca devient plus facile après ce point.

* Récompensez-vous. Ne vous laissez pas vérifier vos emails (ou quelque autre récompense qui marche pour vous – quelque chose que vous avez besoin de faire chaque jour) jusqu’a ce que vous ayez passé au moins 10 minutes (ou 15 ou 20, c’est sans importance) sur la tâche. Fixez un délai. Une fois que vos 10 minutes sont écoulées, fixez un autre délai de 5 minutes et vérifiez votre e-mail. Puis répétez.

* Etre motivé  par le sujet. C’est une astuce qui aide avec chacun de ces points. Si vous êtes motivé à faire quelque chose, vous n’hésiterez pas à le faire. Par exemple, j’ai aimé cette suggestion d’article, et j’étais galvanisé à l’idée de l’écrire. Dès que j’en ai eu la chance, je me suis assis pour écrire et n’ait pris qu’une pause. Mais comment être motivé par une tâche? Essayez de trouver quelque chose d’intéressant à son sujet. Vous apportera t-il des revenus ? Que pouvez-vous faire avec ces revenus ? Vous apportera t-il de nouveaux clients, de nouvelles possibilités, une nouvelle stature? Si vous ne pouvez rien trouver de passionnant à propos d’une tâche, examinez si elle est vraiment importante ou pas – et si non, trouvez un moyen de ne pas la faire. Parfois éliminer (ou déléguer ou retarder) la tâche est la meilleure option.

“J’ai peur de certaines tâches, ou de travailler sur certains projets.”
Il y a généralement quelques raisons pour lesquelles ces tâches ou ces projets vous font peur:

1. Ils sont trop intimidant en taille ou étendue. Pour lutter contre ceci, décomposez en plus petits morceaux – en fait, juste le premier petit morceau (comme David Allen nous recommande de le faire dans GTD). C’est intimidant de faire une tâche comme “Faire un rapport sur X ”ou “Faire un plan annuel pour Z” . Mais si vous avez juste besoin de faire la première action physique, ce qui pourrait être, “Appeler Frank pour des éléments sur X” ou “Faire une liste de 10 choses que nous devrions accomplir cette année”, c’est beaucoup plus facile a entamer et moins intimidant.

2. Vous ne savez vraiment pas comment le faire. Si vous n’avez pas fait quelque chose un million de fois auparavant, ce n’est pas familier et inconnu pour vous. Et nous sommes tous apeurés par cela. La solution? Premièrement, obtenir plus d’information – apprendre autant que vous le pouvez à ce sujet. Cela pourrait nécessiter des recherches sur Internet, ou en parler à quelqu’un qui en a fait auparavant, ou lire un livre, ou suivre un cours. Quel que soit ce que vous devez faire, rendez l’inconnu connu. En second lieu, pratiquez-le autant que possible. Une fois que vous aurez appris comment faire quelque chose, vous aurez besoin de la pratiquer pour devenir meilleur. Ne pratiquez pas la chose dans son ensemble – contentez-vous d’améliorer les qualités individuelles nécessaires pour accomplir une tâche ou un projet, une à la fois, jusqu’à ce que vous deveniez bon à ces compétences. Une fois que vous les aurez maîtrisé, la tâche ne sera plus terrifiante.

3. Vous vous concentrez sur les aspects négatifs. Vous pourriez être préoccupé par à quel point une chose est difficile, ou sur tous les obstacles. Essayez de regarder les aspects positifs plutôt. Concentrez-vous sur la grande opportunité que ce projet représente … l’opportunité d’apprendre, d’être meilleur dans un domaine, de se faire plus d’argent, d’améliorer une relation, d’acquérir une popularité à long-terme, d’améliorer vos possibilités de promotion. Ceci est similaire point “être motivé par le sujet” du précédent passage. Si vous regardez les opportunités, pas les problèmes, vous serez moins impressionné et plus apte à le faire.

“Je commence, mais je m’embrouille et je ne finis jamais.”
Si vous démarrez, vous avez déjà fait un grand pas vers la finition. Maintenant vous avez juste besoin de travailler sur les distractions. Mes suggestions ne seront pas populaire, mais elles sont efficaces :

* Petites tâches. J’ai mentionné ceci au-dessus, mais il est vraiment important de le répéter ici. Si vous devenez distrait, c’est peut être parce que vous travaillez trop longtemps sur une seule tâche ou un projet. Pour rester concentrer, faites seulement une petite tâche – vous êtes plus susceptible de rester sur cette tâche. Si la tâche prend du temps, concentrez- vous seulement à la faire 15-20 minutes.

* Une seule-tâche. Ne vous permettez pas de faire de multiples tâches à la fois. Faites juste la prochaine tâche de votre liste. Si vous avez l’intention de vérifier votre e-mail, votre messagerie instantanée, de surfer sur le web, de lire vos RSS, de parler au téléphone et tout cela pendant que vous êtes en train de faire une tâche, vous serez inévitablement distrait de cette tâche. Effectuez une tâche à la fois. Si vous vous sentez déconcentré de cette tâche, arrêtez-vous. Et revenez à la charge.

* Débrancher. Les plus grosses distractions viennent de la connectivité. Les emails, les flux, les messageries instantanées, Twitter, les téléphones. Débranchez vous de ces connexions pendant que vous travaillez sur votre tâche unique. C’est toujours une suggestion peu appréciée, mais avant de la rejeter, essayez la. Éteignez tout, et essayez de vous concentrer sur une tâche. Vous ferez de grands progrès, je vous le garanti. A ce moment, j’écris cet article en étant déconnecté d’Internet. Il est beaucoup plus facile de se concentrer.

* Aérer votre table. Les distractions peuvent provenir d’un encombrement visuel. Cela peut valoir le coup d’aérer votre bureau (voir 3 étapes pour un bureau clair en permanence). Aussi nettoyer vos murs et votre ordinateur, et travaillez seulement sur un programme à la fois si possible.

* Concentration. Une fois que votre bureau est aéré, que vous êtes déconnecté et que vous êtes en train de travailler sur cette unique tâche, mettez–y vraiment toute votre concentration. Jetez toute votre énergie dans cette tâche, et voyez si vous pouvez l’accomplir rapidement. Vous pourriez même vous perdre dedans, et atteindre cet état d’esprit fortement espéré (et c’est mérité) qui est connu comme “le flow” .

* Faire des pauses. Cela peut vous aider de vous concentrer pour un court moment sur une seule tâche, et utiliser ce temps pour vous aider à vous concentrer, puis ensuite de prendre une pause. Ceci vous permet de rafraîchir votre cerveau. Puis, retournez au travail et concentrez vous sur la prochaine tâche.

“Je n’ai souvent pas envie de travailler du tout. L’idée de travailler me semble horrible et je ne débute jamais rien.”
Je connait bien ce sentiment. Il nous ravage tous, et il n’y pas une bonne réponse. Toutefois, voici quelques suggestions:

* Douchez-vous. Si vous travaillez à domicile, prenez une douche. Souvent le fait de nous doucher peut nous faire sentir beaucoup mieux.

* Promenez-vous. Je trouve qu’une petite promenade peut améliorer la circulation de mon sang, me rafraîchir la mémoire, et me permettre de penser à ce que je veux faire aujourd’hui. Ce n’est peut–être pas ce dont vous avez besoin, mais cela vaut le coup d’essayer.

* Faites des exercices. De même, l’exercice peut vous faire vous sentir bien. Un jogging dans le parc, une brève série de musculation ou de la méditation … ces choses améliorent votre humeur et vous rendent productifs et heureux. Essayez – vous aurez peut-être envie d’en faire plus lorsque ce sera terminé.

* Encore une fois, pensez aux opportunités. Pensez à demain – non à demain dans un avenir lointain, mais demain comme la journée qui vient après celle d’aujourd’hui. Imaginez-vous en train de regarder aujourd’hui à partir de demain. Serez-vous content de ce vous avez accompli? Ou seriez-vous plus heureux si vous aviez fait quelque chose, et profité des possibilités que vous avez devant vous aujourd’hui? Il est utile de penser comme votre futur vous-même – parce que ce que nous faisons aujourd’hui ouvrira des possibilités et de nouvelles voies pour le nous de demain.

* Des pas de bébé. Ne pensez pas à avoir à entamer toute une journée de travail, ou toute une liste de choses à faire. C’est écrasant. Il suffit juste de penser à faire une chose. C’est tout ce que vous avez à faire – seulement cette unique chose. Transformez-la en quelque chose de petit et de facile, et idéalement en quelque chose d’amusant et de gratifiant. Concentrez–vous sur cette tâche facile. Une fois que vous commencez, vous pourriez être plus disposés à faire une autre chose. Puis une autre.

* Trouver des trucs amusant à faire. Si vous avez seulement des choses ennuyeuses ou désagréables à faire, vous n’aurez pas envie de les faire. Au lieu de cela, changez votre voie pour aujourd’hui – voyez si vous pouvez trouver quelque chose d’amusant ou de passionnant, et qui vous fait avancer sur un projet ou un objectif. Cela pourrait être ce dont vous avez besoin pour commencer à faire d’autres choses – ou vous pourriez alors seulement passer la journée à ne faire que des trucs amusant (tant qu’ils vous font avancer – ne jouez pas simplement au solitaire ou à World of Warcraft).

* Se dévouer. Si la motivation est votre problème, engagez vous à faire quelques progrès avec un objectif ou un projet aujourd’hui, ou chaque jour cette semaine – dites-le à votre famille et amis, écrivez-le dans votre blog, ou inscrivez–vous sur un forum – c’est un grand facteur de motivation. Ensuite rendez compte aux autres de ce que vous avez fait aujourd’hui.

* Récompenses. Dites-vous que si vous faites seulement cette première tâche, vous obtiendrez une jolie crème glacée sundae. Ou que vous pourrez acheter un livre, ou un DVD. Quelle que soit votre récompense, utilisez-la pour vous motiver à simplement commencer. Ensuite laissez le reste s’écouler à partir de ce premier pas.

“Je dresse une liste de choses à faire le lendemain.. et ce jour-là, je me réveille en m’attendant à une mauvaise journée, pleine de tâches désagréables, et je n’ai pas envie de faire quoique ce soit de la liste.”
Deux choses à dire ici:

1. Surcharge. La raison la plus probable est que vous vous surchargez. Les gens ont tendance à accumuler trop de tâches eux-mêmes pour un seul jour, sur-estimant ce qu’ils peuvent réellement faire. Prenez l’habitude de choisir seulement les trois tâches les plus importantes à faire pour la journée, et à les faire en début de journée (au moins deux d’entre elles avant de vérifier les emails). Si vous avez seulement trois choses à faire, ce n’est pas écrasant. Vous aurez probablement certaines petites choses à faire plus tard, mais écrivez celles-la sur un liste de choses à faire en série, et faites ces petites choses toutes à la fois vers la fin de la journée.

2. Amusement. La deuxième chose est que vous vous chargez de tâches désagréables. Qui veut faire face à une telle journée? Au lieu de cela, laissez tomber les tâches que vous espérer faire. Créez un liste to-do excitante pour demain. Si vous n’avez vraiment rien d’important à faire qui soit agréable, il est possible que vous ayez le mauvais emploi. Cherchez plutôt un emploi qui vous fera effectivement plaisir. Oui, chaque boulot a des tâches désagréable et des tâches difficiles, mais elles conduisent toutes à quelque chose de bénéfique. Elles construisent quelque chose vous qui vous galvanise. Si vous n’avez rien de ce genre dans votre travail, vous avez besoin de regarder d’un peu plus près votre emploi – remaniez-le quelque peu, ou cherchez-en un autre.

Vous avez vos propres méthodes pour accomplir vos listes de choses à faire ? Avez – vous d’autres problèmes? Discutez-en dans les commentaires.

Article original par Léo Babauta sur Zen Habits.

10 choses à ne pas oublier quand vous lancez une promotion.

La promotion des ventes est un outil marketing utilisé en majorité par les entreprises de produits de grande consommation. Elle est généralement définie comme « un ensemble de techniques d’incitation, principalement à court terme, pour stimuler l’achat d’un produit particulier, plus rapidement et dans des volumes plus importants par le consommateur ou le distributeur » (Ph. Kotler). Les promotions sont très efficaces à court terme. En revanche, elles n’ont pas d’impact de long terme sur les préférences des consommateurs ou sur les parts de marché — sinon celui de favoriser la diffusion des produits nouveaux et la sensibilité des consommateurs aux promotions. En Côte d’Ivoire cette pratique a fait florès ces dernières années notamment chez les opérateurs de téléphonie mobile.

Lors du lancement d’une promotion, le Marketeur doit faire preuve d’une rigueur aussi bien dans la préparation que dans le suivi de son opération. Afin d’attirer son attention sur les facteurs clés de succès de ses opérations promotionnelles, nous avons décidé de mettre en lumière 10 points qui s’ils sont traités en retard ou oubliés peuvent obérer significativement la réussite de son projet et l’atteinte de ses objectifs.

1 – Avez-vous procédé à la demande d’autorisation au Ministère du Commerce ?

Selon la législation ivoirienne, une promotion des ventes doit être d’une durée de 1 mois renouvelable une seule fois. Il faut veiller à faire effectuer cette démarche par un huissier de justice que vous aurez briefé sur les objectifs de la promo, sa durée et son mécanisme. L’huissier est également chargé de procéder à l’enregistrement du règlement de la promotion qui devra être disponible sur demande à tous les consommateurs.

2 – Savez-vous comment évaluez les lots de la promotion ?

Par rapport à votre volume ou au chiffre d’affaires attendu, Comment devez-vous déterminer les lots de la promo afin de rentrer dans votre budget certes, mais en arrivant à susciter l’intérêt des consommateurs ? Dans le cas du secteur des boissons par exemple, cela est fonction du taux de prime souhaité (winning ratio), du nombre de capsules en jeu, du taux de retour des capsules escompté, etc. Votre plan d’injection vous permettra de déterminer de façon exacte le nombre de capsules à commander (gagnantes et non gagnantes) et le dispatching de vos lots.

3 – Avez-vous demandé un visa CSP pour votre spot TV ?

Le Conseil supérieur de la publicité est le seul organisme habilité à vous délivrer un N° de visa, passeport pour pouvoir diffuser votre spot sur les chaînes nationales. La commission siège les mercredis en fin de matinée.

4 – Avez-vous prévu dans votre règlement une clause sur les droits d’utilisation de l’image et/ou de la voix des gagnants ?

Tout gagnant devrait accepter à l’avance que son image puisse être utilisée par l’organisateur de la promotion et/ou ses agences de publicité dans tout document publicitaire écrit ou audiovisuel, sans aucune réserve. Cette condition doit être substantielle et doit être considérée acceptée par le retrait même du lot par le gagnant. Elle permet de se prémunir contre l’exigence d’un gagnant qui réclamerait en échange de son passage dans un publi-reportage de la marque une contrepartie financière de surcroît.

5 – Avez-vous demandé à votre agence de vous fournir un guide pour le shooting des cérémonies de remises de lots?

Si vous devez faire des publi-reportages hebdomadaires, il est important de disposer d’un canevas clair pour la capture des images et le montage de l’élément filmé. Cela vous fait gagner un temps précieux avec votre agence de production et est la meilleure garantie de la diffusion en temps et en heure de vos éléments.

 6 – Avez-vous préparé une attestation de retrait ?

Chaque gagnant retirant son lot doit se voir délivrer cette attestation. Plutôt que de la faire à la volée, pourquoi ne pas la styliser avec la charte graphique de votre opération promotionnelle ? N’hésitez pas à prendre conseil auprès de votre huissier pour les mentions impératives à y porter.

7 – Avez-vous passé commande à l’avance des lots ?

Il est impératif que les lots soient présents dès le début de la promotion. Logique, diront certains, mais souvent les contingences font que cela n’est pas forcement évident. Dans le cas d’une promotion dans le secteur des boissons, il faut que les capsules ou les bouchons des bouteilles plastiques soient disponibles et que la première production soit lancée avant de commencer à communiquer. Dans le cas de capsules voire de nouvelles étiquettes pour une promotion, il faut au meilleur des cas s’y prendre 6 mois à l’avance car l’arrivée de ces éléments peut prendre 3 mois depuis l’embarquement jusqu’à la disponibilité à l’usine pour lancer la production.

8 – Avez-vous l’assurance que la logistique de retrait des lots est bien huilée ?

2 jours avant le lancement de la promotion, les sites de retraits doivent être prêts à recevoir les gagnants. Il faut déterminer un ratio tenant compte de la répartition spatiale de vos ventes pour décider d’avoir plus de points de vente dans un endroit ou un autre. Les gains doivent être soigneusement choisis sinon, le taux de retour sera peu élevé, car il est illogique de payer 3000 F de transport pour retirer un stylo dans une zone reculée. Les lots principaux devraient êtres disponibles à votre siège ou dans un nombre restreint de vos représentations en raison de la nature coûteuse, donc du contrôle plus ardu qui est fait au niveau du gagnant.

9 – Avez-vous prévu d’optimiser la fréquence de remises des lots ?

Au début d’une promotion, il est intéressant de multiplier les remises de lots afin de susciter l’intérêt des consommateurs. Les publi-reportages couplés à la diffusion dans la presse écrite des noms des gagnants devraient permettre de susciter une participation croissante des consommateurs.

10 – Avez-vous prévu d’évaluer votre promotion ?

Certes, vous pouvez mesurer la réussite de votre opération à l’aune du niveau des ventes, mais vous devez évaluer d’autres aspects. D’un point de vue financier, votre service financier doit être en mesure de déterminer la profitabilité de l’opération à partir d’un compte de résultat adhoc. D’un point de vue marketing, si vos moyens le permettent, vous devez évaluer la progression des attributs d’images ou du capital de votre marque grâce à une étude. Vous devez aussi déterminer l’effet de la promotion sur votre distribution à travers l’évolution de votre part de marché. L’existence d’un retail audit peut vous aider dans cette perspective.  

Ces points ne sont pas exhaustifs, mais bien suivis, ils peuvent assurer le succès de votre opération promotionnelle et vous permettre d’atteindre vos objectifs financiers et marketing.